Dal 2016, un regolamento europeo semplifica le formalità sullo scambio di alcuni documenti tra i paesi dell’unione.

Il Regolamento UE 2016/1191 ha eliminato, per alcuni atti pubblici una serie di procedure burocratiche. Vediamo insieme le semplificazioni adottate con questo regolamento.

Questo cambiamento si applica solo ad alcuni documenti

Il Regolamento si applica ad alcuni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che:

  • devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro
  • hanno come scopo accertare alcuni fatti. 

Si tratta di documenti emessi da un’autorità, come ad esempio il comune o la provincia, e devono avere due caratteristiche:

  • ti servono da presentare alle autorità di un altro stato all’interno dell’Unione Europea
  • sono certificati o documenti che descrivono certi tipi di fatti, che vedremo più avanti.

Quali sono le categorie di documenti coinvolte dal cambiamento

Dal cambiamento sono coinvolti quei documenti emessi da un’autorità pubblica, ovvero:

  • gli atti dei Tribunali e delle Procure della Repubblica, per esempio una sentenza oppure il certificato del casellario giudiziale
  • gli atti amministrativi, per esempio un certificato di nascita oppure di matrimonio
  • gli atti notarili, per esempio una procura
  • le dichiarazioni ufficiali, per esempio le annotazioni di registrazioni, visti, autenticazioni di firme
  • i documenti diplomatici e consolari

Quali sono i tipi di documenti coinvolti dal cambiamento

Il Regolamento si applica esclusivamente ai documenti pubblici che hanno come scopo principale accertare uno o più fatti come:

  • nascita e matrimonio – compresa la capacità di contrarre matrimonio – morte ed esistenza in vita
  • nome, stato civile e cittadinanza
  • divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio
  • unione registrata – compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata
  • lo scioglimento di un’unione registrata, la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata
  • filiazione, ovvero il rapporto di parentela tra genitori e figli, e adozione
  • domicilio, residenza
  • assenza di precedenti penali, purché il documento sia rilasciato dalle autorità dello stato membro di cui la persona richiedente è cittadina.  È il caso, ad esempio di una cittadina italiana, nata a Roma, che deve consegnare un certificato del casellario giudiziale in Germania: le autorità tedesche potranno accettarlo solo se emesso dalla Procura di Roma.

Elenco dei documenti pubblici che puoi richiedere usufruendo dei vantaggi del regolamento UE 2016/1191

Ogni Stato ha indicato gli atti pubblici a cui si applica la semplificazione del regolamento UE. Per l’Italia questi sono:

  • certificato, estratto e copia integrale dell’atto di matrimonio, morte e nascita – anche con indicazione di maternità e paternità
  • certificato di esistenza in vita, di stato civile e cittadinanza
  • certificato di capacità di contrarre matrimonio – o di nulla osta alla celebrazione del matrimonio
  • copia integrale dell’accordo di separazione e divorzio
  • certificato, estratto e copia integrale di costituzione di unione civile
  • certificato di residenza e del casellario giudiziale.

Come il regolamento semplifica la tua vita

Prima del Regolamento, i cittadini che dovevano presentare qualsiasi atto pubblico in un altro Stato membro dovevano affrontare delle procedure burocratiche: la legalizzazione o l’Apostille, la copia autentica e la traduzione.

Nella pratica alcuni atti pubblici, come per esempio un certificato di nascita o una sentenza, grazie al regolamento, devono essere accettati come autentici dalle autorità di un altro Stato membro senza legalizzazione o Apostille.

Se uno Stato membro ammette la presentazione della copia autentica di un documento pubblico al posto dell’originale, deve accettare la copia autentica rilasciata nello Stato membro che ha emesso l’atto, senza obbligo di presentare anche l’originale.

Un bel risparmio per i cittadini in termini di tempo e denaro, non credi? Ma non è finita qui.

Quando non serve presentare la traduzione

Con i moduli standard multilingue, il regolamento ha eliminato l’obbligo della traduzione dei certificati di:

  • nascita, matrimonio e morte 
  • esistenza in vita e stato civile
  • capacità di contrarre matrimonio o nulla osta alla celebrazione del matrimonio
  • unione civile e stato di unione civile
  • capacità di sottoscrivere un’unione civile
  • residenza
  • casellario giudiziale

Il modulo standard multilingue è un aiuto alla traduzione e serve all’autorità dello stato UE, che riceve il certificato, per verificare le informazioni dell’originale, ma non ha valore legale se presentato senza il certificato a cui deve essere sempre allegato.

Il modulo deve essere sempre compilato e firmato dall’autorità del paese dell’UE in cui viene rilasciato il certificato a cui deve essere allegato.

Attenzione!

I moduli standard multilingue sono allegati ai certificati, su richiesta del richiedente. Non dimenticare di farne richiesta perché questo ti farà risparmiare tempo e soldi!

Controlla anche che sul modulo richiesto ci siano:

  • data del rilascio
  • firma
  • bollo o timbro dell’autorità.


In circostanze eccezionali, cioè quando l’autorità ricevente ritiene che le informazioni contenute nel modulo standard multilingue non sono sufficienti per realizzare la richiesta del cittadino, può essere richiesta una traduzione integrativa di tale documento.

Ad esempio, potrebbe accadere che le informazioni contenute nel modello standard plurilingue allegato ad un atto di nascita rilasciato all’estero, siano incomplete per trascrivere l’atto in Italia. In questo caso la traduzione potrebbe essere richiesta per verificare che l’atto straniero sia conforme all’ordinamento italiano.

Attenzione!

Se viene richiesta una traduzione certificata del documento pubblico, le autorità dello Stato membro ricevente sono obbligate ad accettare una traduzione certificata effettuata in qualsiasi Stato membro. Per l’Italia, le traduzioni certificate devono essere eseguite dai traduttori iscritti all’Albo dei Consulenti Tecnici d’Ufficio (CTU).

​Facciamo il punto della situazione

I principali cambiamenti del regolamento UE sono:

  • il Regolamento 1191 ha previsto l’eliminazione della legalizzazione o dell’Apostille, e della traduzione per alcuni specifici atti pubblici, come nascita, morte, filiazione, nome, divorzio, eccetera
  • questi documenti riguardano solo gli Stati dell’Unione Europea, cioè devono essere rilasciati da uno Stato dell’Unione Europea e presentati in un altro Stato sempre dell’Unione Europea.
  • per evitare la necessità di traduzione, tali documenti dovranno essere accompagnati da moduli multilingue standard che però da soli non hanno alcun valore legale
  • se necessaria una traduzione, basterà la traduzione certificata – eseguita da CTU

Per renderti più facile capire se devi legalizzare oppure tradurre un documento, ho preparato per te uno specchietto riassuntivo:

Specchietto riassuntivo di quando serve legalizzare i vari documenti

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